SERVIÇOS DE CONTABILIDADE NA POLÔNIA

CÁLCULO DOS SALÁRIOS NA POLÓNIA

Para evitar problemas com a legislação polaca, para garantir boas relações entre empregador e subordinado, bem como para organizar a folha de pagamento correta e o pagamento atempado dos impostos, cada empresa polaca necessita de serviços de contabilidade. Os contadores da nossa empresa calculam e pagam os salários, levando em consideração todos os pagamentos obrigatórios e taxas de impostos:

• Pagamento obrigatório do fundo de pensões – 9,76%
• Seguro de saúde dos trabalhadores – 7,7 por cento
• Seguro de acidentes de trabalho – 1,5 por cento
• Imposto de renda – 6,63 por cento
• Seguro de saúde complementar – 2,45 por cento

AUDITORIA INTERNA DE EMPRESAS NA POLÓNIA

Um dos serviços de apoio contabilístico mais importantes e procurados na Polónia é o serviço de auditoria interna da empresa. Este serviço implica uma auditoria financeira independente por um especialista de todos os relatórios contabilísticos e fiscais da empresa polaca. O procedimento deve ser seguido nos seguintes casos:

• Confirmar a situação financeira atual da empresa com o objetivo de celebrar contratos com parceiros estrangeiros
• Aumentar o nível de produtividade e, consequentemente, aumentar o nível de rendimento da empresa
• Para reduzir riscos e encargos fiscais
• Para eliminar erros em relatórios fiscais que possam levar a responsabilidade administrativa
• Para se preparar para o período do relatório
• Para avaliar a competência e integridade de um contador da equipe

Todas as operações realizadas no âmbito da auditoria interna da empresa polaca resultam para os clientes da nossa empresa com um elevado nível profissional.

O QUE É CONTABILIDADE?

Simplificando, contabilidade significa um sistema contábil, ou seja, contabilização de transações comerciais (numéricas e monetárias), documentadas na empresa.

A contabilidade pode ser feita de duas maneiras:

• Contabilidade completa (livros de negócios)
• Contabilidade simplificada (livros de entrada e despesas, registo único de chegada e despesas, cartão fiscal)

A escolha de uma solução adequada é adaptada às necessidades da empresa e ao tipo de negócio.

ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL

A contabilidade consiste no registo de acontecimentos empresariais, tais como a manutenção de livros de contas, avaliação de activos e passivos, armazenamento de documentos contabilísticos, bem como actividades como a compilação de balanços.

A contabilidade registra informações sobre:

• Impostos
• Valores de retenção de funcionários
• Transações de vendas na empresa
• Marketing e publicidade

ou seja, todos os eventos que realmente afetam o orçamento da empresa.

A contabilidade na empresa é realizada por pessoas com conhecimentos relevantes, que atuam como contadores. Este pode ser um membro da equipe ou um contador externo. Suas funções incluem:

• Contabilidade
• Apresentação de declarações fiscais e ZUS
• Verificação de documentos contábeis
• Balanço e demonstrações negociáveis
• Avaliação de ativos e passivos
• Preparação de documentação

CONTABILIDADE NA POLÓNIA – CONCEITOS BÁSICOS

A contabilidade, por outro lado, é um conceito muito mais amplo. É definido como um sistema de processamento de informações sobre todos os eventos econômicos ocorridos em uma determinada empresa.

Devido à contabilidade, você pode conhecer a situação financeira da empresa e aprender o máximo possível sobre as consequências de fazer negócios sob vários pontos de vista, incluindo:

• Financeiro (importante para o proprietário da empresa, potenciais investidores ou credores)
• Fiscal (obtenção de informações sobre as obrigações fiscais de uma pessoa, o que é importante para as autoridades fiscais)
• Perspectiva de gestão (mostra o quão eficientemente a empresa é administrada e quais são seus caminhos potenciais de desenvolvimento, utilizados pelo pessoal de gestão)

A contabilidade deve ser conduzida de acordo com princípios estritamente definidos, incluindo os princípios da continuidade, da materialidade, da proporcionalidade, da prudência, do princípio da especialização económica e da proibição de compensação.

PRINCIPAIS ETAPAS DA CONTABILIDADE NA POLÓNIA

A contabilidade é dividida em três etapas principais:

• Contabilidade – ou seja, registros de eventos de negócios, informações sobre mudanças nos ativos da empresa
• Demonstrações financeiras – balanço patrimonial, demonstração de lucros e perdas, fluxo de caixa, mudanças de capital, etc.
• Contabilidade de custos – análise e previsão de custos de negócios

Dessa forma, a contabilidade permite uma visão muito mais ampla e informações mais precisas sobre o patrimônio e o potencial de desenvolvimento da empresa.

Dados financeiros da empresa

A contabilidade (mantida por um departamento separado na empresa ou escritório de contabilidade) desempenha diversas funções. Em primeiro lugar, é fornecer ao empresário informação completa não só sobre acontecimentos económicos, mas também sobre outras questões que afetam a situação financeira da empresa (em termos monetários e digitais). Isto dá uma visão mais ampla do estado dos negócios e facilita decisões estratégicas para o futuro.

A contabilidade precisa permite manter a documentação em ordem e permite verificar constantemente a situação da empresa, o que aumenta a rapidez de atuação em caso de eventos problemáticos que possam ameaçar a estabilidade do empreendimento.

Afinal, uma contabilidade correta e confiável na empresa também é uma evidência confiável para utilização em processos tributários.

Como arquivar documentos numa empresa polaca

A quantidade de documentos que aparecem diariamente na empresa pode ser enorme. Portanto, tome cuidado para introduzir em seu negócio regras claras de arquivamento para garantir que a documentação esteja em ordem.

Isto facilita a localização das cartas necessárias, bem como o cumprimento das obrigações impostas ao empresário relativamente à necessidade de arquivo de documentos contabilísticos.

As principais questões para os empresários relacionadas com o arquivamento de documentos:

1. Quais documentos devem ser arquivados?
2. Quais são os períodos de retenção exigidos para documentos corporativos?
3. Onde o arquivo deve estar localizado?
4. Que formato pode assumir o arquivo de uma empresa?

Arquivamento de documentos – uma obrigação legal

As obrigações contábeis nas atividades empresariais não são apenas cálculos regulares e envio de relatórios aos escritórios apropriados.

A Lei Contabilística também contém uma série de obrigações adicionais para os empresários, incluindo a obrigação de recolher e guardar documentos da empresa. Deve ser realizado no local certo, com ferramentas adequadas e com base em regras bem definidas. Caso contrário, você poderá enfrentar sérias sanções financeiras.

Lei Contábil – documentos da empresa a serem mantidos

A Lei de Contabilidade especifica quais documentos devem ser mantidos nos arquivos da empresa. Estes incluem, em primeiro lugar, todos os arquivos relacionados com questões contábeis e de pessoal e, acima de tudo:

• Livros contábeis (incluindo diários, livros principais e livros auxiliares, inventário, balanços e relatórios de giro)
• Demonstrações financeiras e decisões para aprovar esses relatórios
• Arquivos JPK unificados
• Documentos primários externos e internos (incluindo faturas de compra e venda, extratos bancários, folha de pagamento ou registros de caixa)
• Declarações fiscais e recibos oficiais

Todos os documentos devem ser recolhidos e arquivados de acordo com os princípios básicos de manutenção da ordem completa e fácil reconhecimento dos arquivos relevantes.

Devem ser agrupados numa homogeneidade temática e ordem cronológica dentro de uma determinada categoria. Cada documento arquivado deve ser permanentemente marcado com

especificando o nome do tipo de arquivo (por exemplo, o razão), ano financeiro e número de série em um determinado conjunto.

Arquivamento de documentos contabilísticos – termos obrigatórios

O processo de armazenamento de documentos da empresa é dividido em duas etapas:

• Atual, durante o exercício, até ao encerramento dos livros de contas e à aprovação das demonstrações financeiras.
• Permanente – Arquivo de documentos após o final do exercício.

A referida Lei Contabilística estabelece períodos mínimos de conservação dos documentos da empresa nos arquivos. Recorde-se, no entanto, que este prazo pode ser prorrogado por outros atos jurídicos.

Desde 01.01.2019 na Polónia, os termos de armazenamento dos seguintes documentos da empresa foram alterados:

• Declarações financeiras
• Livros de contas
• Arquivos JPK unificados
• Documentos fiscais
• Documentos primários
• Cartões de salário de funcionários

serão conservados por um período mínimo de cinco anos, contados a partir do início do ano seguinte ao final do exercício financeiro.

As regras um pouco mais complexas aplicam-se à custódia de registos pessoais. No caso de empregados admitidos após 01.01.2019, os documentos deverão ser mantidos em arquivo por pelo menos 10 anos a partir do final do ano civil em que terminou o vínculo empregatício. Para as pessoas que estiveram empregadas depois de 31 de dezembro de 1998, mas antes de 1 de janeiro de 2019, este período também pode ser de 10 anos se o contribuinte tiver apresentado um Relatório de Informação (IEA) e uma Declaração (LSA) à CPA. Os processos do pessoal contratado antes de 1998 deverão ser conservados em arquivo durante 50 anos a partir da data da separação.

Espaço de arquivo – onde armazenar documentos contábeis?

O arquivo dos documentos da empresa deverá situar-se nas instalações da empresa, conforme previsto na Lei Contabilística. No entanto, existem excepções a esta regra.

O empresário pode delegar a manutenção do arquivo numa unidade externa especializada. Pode ser uma contabilidade, uma empresa de contabilidade ou um arquivo. No entanto, importa ter presente que esta opção só é permitida se o empresário tiver notificado o responsável da inspecção fiscal no prazo de 15 dias após a transferência.

Arquivo de documentação da empresa – formas aceitáveis ​​de armazenamento

O arquivamento dos documentos da empresa pode ser feito em um dos dois sistemas ou em uma forma que combine as duas soluções. É permitido armazenar a documentação na seguinte variante:

• Tradicional
• Eletrônico

Arquivamento correto dos documentos da empresa

A introdução de regras adequadas à recolha e arquivo de documentos na empresa é necessária para cumprir as obrigações impostas aos empresários pela Lei da Contabilidade e para se proteger das consequências em caso de fiscalização fiscal.

Por outro lado, os arquivos estruturados facilitam o acesso às informações necessárias às pessoas autorizadas, bem como melhoram a segurança dos dados armazenados. Portanto, você deve cuidar da ordem dos documentos para o benefício da sua empresa no sentido amplo.

Mudanças na gestão contabilística da empresa polaca

Numerosas mudanças na contabilidade das empresas polacas estão relacionadas com a introdução de muitos novos regulamentos, em vigor a partir de 1 de janeiro de 2021.

Mudanças na regulamentação das sociedades em comandita

Uma das mudanças mais importantes que afetarão o trabalho dos contadores é a mudança na forma de tributação das sociedades em comandita. Para os próprios sócios, isto significa dupla tributação – ao nível da empresa e dos sócios.

Consequentemente, os contribuintes pagarão mais e os contadores terão que lidar com um grande número de documentos para cálculos precisos e corretos para cada pessoa jurídica.

Correcção de facturas – alteração à Lei do IVA

A questão das alterações no caso das faturas corretivas é particularmente questionável. Uma alteração à Lei do IVA, o chamado pacote Slim IVA, eliminou o ónus dos contribuintes, que era a necessidade de obter a confirmação do recebimento das contas corretivas.

Contudo, devido a este tipo de fatura, foi introduzida uma nova obrigação de recolha de outros documentos. O seu objetivo é recolher provas que comprovem o direito à redução da base tributável. O catálogo completo de documentos que atendem a esses critérios ainda não foi fornecido. Podem ser, por exemplo, e-mails, comprovativos de pagamento ou atas de reclamações. Como resultado, os contadores terão muitas informações adicionais para analisar e incluir na documentação de uma empresa estabelecida.

Arquivos JPK_ VAT – extensão da quantidade de informações na declaração

A partir de 1 de outubro de 2020, entraram também em vigor alterações nas obrigações de declaração de IVA. Os ficheiros existentes (declaração de IVA e ficheiro JPK_VAT) foram substituídos por um novo ficheiro JPK, complementado com informações adicionais.

Existem duas versões do arquivo – para contribuintes que pagam mensalmente (JPK_V7M) e trimestralmente (JPK_V7K). É composto por uma declaração e uma parte cadastral na qual foram encontrados dados completamente novos, dados anteriormente não utilizados.

Agora é necessário indicar os códigos dos bens e serviços, comprovativos de venda ou outros tipos de transações.

Por exemplo, os códigos GTU, ou seja, 13 grupos de bens e serviços, são novos. A sua aplicação ainda não está clara. A descrição imprecisa da mercadoria na guia de remessa pode levantar dúvidas se a mercadoria deve ou não ser etiquetada com o código GTU. Isso obriga a contabilidade a estreitar o fluxo de informações com a empresa para identificar com precisão os tipos de serviços e mercadorias incluídos nas faturas.

Novas regulamentações – mudanças na contabilidade

Ainda há muitas mudanças de regras. Na maioria dos casos, significa que há necessidade de aprendizagem contínua e de monitorização e esclarecimento contínuos das mudanças, a fim de estar consciente e ser capaz de cumprir com fiabilidade as responsabilidades atribuídas.

Principalmente no caso de correção de faturas e alterações no arquivo JPK, as novas regras poderão ter um efeito adicional. Além do aumento da carga de trabalho, outras obrigações de reporte e a extensão da declaração SAF-T exigem o esclarecimento da cooperação entre a empresa e a profissão contabilística, a fim de determinar com precisão cada item incluído na fatura.

Assim, a análise das faturas e a sua atribuição dos códigos HGB adequados passa a ser da responsabilidade não só da contabilidade, mas também do departamento comercial e do armazém, que deverão cooperar no processo de preparação das declarações para a inspeção fiscal.

Acima de tudo, a Regulated United Europe garante a conformidade dos seus clientes com os regulamentos contabilísticos polacos. Eles lidam meticulosamente com as demonstrações financeiras, garantindo a precisão e a adesão aos GAAP ou IFRS poloneses. Além disso, a sua experiência estende-se ao cumprimento fiscal, orientando as empresas através de estruturas fiscais complexas, garantindo ao mesmo tempo a adesão à legislação fiscal polaca.

Além da conformidade,  a Regulated United Europe fornece aconselhamento financeiro estratégico que transcende a análise básica de números. Oferecemos insights sobre a otimização de operações financeiras, identificação de caminhos para redução de custos e aconselhamento sobre estratégias fiscais eficientes para impulsionar o crescimento no mercado polaco.

Navegar no cenário empresarial polaco exige uma avaliação rigorosa dos riscos e a devida diligência. A Regulated United Europe realiza auditorias abrangentes, garantindo uma gestão meticulosa do risco e o cumprimento dos requisitos regulamentares, salvaguardando os interesses dos seus clientes.

No intrincado domínio da contabilidade e finanças polacas, a parceria com um escritório de advocacia líder especializado em serviços de contabilidade é uma decisão astuta para empresas que pretendem estabelecer uma presença robusta na Polónia. Munidas de experiência, precisão e um compromisso inabalável com a conformidade, estas entidades servem como aliados inestimáveis ​​na navegação pelas complexidades e no aproveitamento de oportunidades no domínio financeiro polaco. Os contadores Regulated United Europe terão prazer em aconselhá-lo melhor.