Servizi di contabilità in Polonia

Calcolo dei salari in Polonia

Per evitare problemi con la legislazione polacca, garantire buone relazioni tra datore di lavoro e subordinato, nonché organizzare correttamente la busta paga e il pagamento tempestivo delle tasse, ogni azienda polacca necessita di servizi contabili. I contabili della nostra azienda calcolano e pagano i salari, tenendo conto di tutti i pagamenti obbligatori e delle aliquote fiscali:

• Pagamento obbligatorio al fondo pensione – 9,76%
• Assicurazione sanitaria dei lavoratori – 7,7%
• Assicurazione infortuni dei lavoratori – 1,5%
• Imposta sul reddito – 6,63%
• Assicurazione sanitaria supplementare – 2,45%

Revisione interna delle aziende in Polonia

Uno dei servizi di supporto contabile più importanti e ricercati in Polonia è il servizio di revisione interna delle aziende. Questo servizio implica una revisione finanziaria indipendente da parte di uno specialista di tutti i rapporti contabili e fiscali dell’azienda polacca. La procedura deve essere seguita nei seguenti casi:

• Per confermare l’attuale condizione finanziaria dell’azienda ai fini della stipula di contratti con partner esteri
• Per aumentare il livello di produttività e, di conseguenza, aumentare il livello di reddito dell’azienda
• Per ridurre i rischi fiscali e il carico fiscale
• Per eliminare errori nei rapporti fiscali che potrebbero portare a responsabilità amministrative
• Per prepararsi al periodo di rendicontazione
• Per valutare la competenza e l’integrità di un contabile del personale

Tutte le operazioni svolte nell’ambito della revisione interna dell’azienda polacca sono effettuate per i clienti della nostra azienda a un alto livello professionale.

Cos’è la contabilità?

In parole povere, la contabilità significa un sistema contabile, cioè la registrazione delle transazioni commerciali (numeriche e monetarie), documentate nell’impresa.

La contabilità può essere svolta in due modi:

• Contabilità completa (libri contabili)
• Contabilità semplificata (libri di entrata e uscita, una volta per entrata e uscita, carta fiscale)

La scelta di una soluzione adeguata è adattata alle esigenze dell’azienda e al tipo di attività.

Tenuta della contabilità

La contabilità consiste nella registrazione degli eventi aziendali, come la manutenzione dei libri contabili, la valutazione delle attività e passività, la conservazione dei documenti contabili, nonché attività come la compilazione dei bilanci.

La contabilità registra informazioni su:

• Tasse
• Importi trattenuti ai dipendenti
• Transazioni di vendita nell’azienda
• Marketing e pubblicità

cioè, tutti gli eventi che influenzano realmente il budget dell’azienda.

La contabilità nell’azienda è effettuata da persone con le conoscenze pertinenti, che lavorano come contabili. Questo può essere un membro del personale o un contabile esterno. I loro compiti includono:

• Contabilità
• Presentazione delle dichiarazioni fiscali e ZUS
• Verifica dei documenti contabili
• Bilancio e dichiarazioni negoziabili
• Valutazione delle attività e passività
• Preparazione della documentazione

Contabilità in Polonia – concetti di base

La contabilità, d’altra parte, è un concetto molto più ampio. È definita come un sistema per elaborare informazioni su tutti gli eventi economici che si verificano in una determinata impresa.

Grazie alla contabilità, è possibile conoscere la situazione finanziaria dell’azienda e apprendere il più possibile sulle conseguenze di svolgere un’attività commerciale da vari punti di vista, tra cui:

• Finanziario (importante per il proprietario dell’azienda, potenziali investitori o prestatori)
• Fiscale (ottenere informazioni sugli obblighi fiscali di una persona, importante per le autorità fiscali)
• Prospettiva gestionale (mostra quanto efficacemente l’azienda è gestita e quali sono le sue potenziali vie di sviluppo, utilizzata dal personale di gestione)

La contabilità deve essere condotta in conformità con principi strettamente definiti, tra cui i principi di continuità, materialità, proporzionalità, prudenza, principio di competenza e divieto di compensazione.

Principali fasi della contabilità in Polonia

La contabilità è divisa in tre fasi principali:

• Contabilità – cioè registrazione degli eventi aziendali, informazioni sui cambiamenti nelle attività aziendali
• Rendiconti finanziari – bilancio, conto economico, flusso di cassa, variazioni nel capitale, ecc.
• Contabilità dei costi – analisi e previsione dei costi aziendali

In questo modo, la contabilità consente una visione molto più ampia e informazioni più accurate sulle attività aziendali e sul potenziale sviluppo.

Dati finanziari aziendali

La contabilità (mantenuta da un dipartimento separato in azienda o da un ufficio contabile) svolge diverse funzioni. Prima di tutto, fornisce all’imprenditore informazioni complete non solo sugli eventi economici, ma anche su altre questioni che influenzano la situazione finanziaria dell’azienda (in termini monetari e digitali). Questo offre una visione più ampia dello stato dell’attività e facilita le decisioni strategiche per il futuro.

Una contabilità accurata consente di tenere la documentazione in ordine e di controllare costantemente la situazione nell’azienda, il che aumenta la velocità di azione in caso di eventi problematici che possono minacciare la stabilità dell’impresa.

Dopotutto, una contabilità corretta e affidabile nell’azienda è anche una prova affidabile da utilizzare nei procedimenti fiscali.

Come archiviare i documenti in un’azienda polacca

Il numero di documenti che appaiono nell’azienda ogni giorno può essere enorme. Quindi, per favore, prenditi cura di come introdurre nel tuo business regole chiare di archiviazione per garantire che la documentazione sia in ordine.

Questo rende più facile trovare le lettere necessarie, nonché adempiere agli obblighi imposti all’imprenditore in relazione alla necessità di archiviare i documenti contabili.

Le principali questioni per gli imprenditori relative all’archiviazione dei documenti:

1. Quali documenti devono essere archiviati?
2. Quali sono i periodi di conservazione obbligatori per i documenti aziendali?
3. Dove dovrebbe essere ubicato l’archivio?
4. Quale forma può assumere un archivio aziendale?

Archiviazione dei documenti – un obbligo previsto dalla legge

Gli obblighi contabili nelle attività commerciali non sono solo calcoli regolari e invio di rapporti agli uffici appropriati.

La Legge sulla contabilità contiene anche una serie di obblighi aggiuntivi per gli imprenditori, incluso l’obbligo di raccogliere e conservare i documenti aziendali. Deve essere svolto nel posto giusto, utilizzando strumenti appropriati e basato su regole ben definite. Altrimenti, potresti affrontare gravi sanzioni finanziarie.

Legge sulla contabilità – documenti aziendali da conservare

La Legge sulla contabilità specifica quali documenti devono essere conservati negli archivi dell’azienda. Questi includono, innanzitutto, tutti i file relativi a questioni contabili e di personale, e soprattutto:

• Libri contabili (inclusi giornali, libri mastri e sussidiari, inventario, bilanci e rapporti di turnover)
• Bilanci e decisioni per l’approvazione di questi rapporti
• File JPK unificati
• Documenti primari esterni ed interni (inclusi fatture di acquisto e vendita, estratti conto bancari, registri delle buste paga o contabilità in contanti)
• Dichiarazioni fiscali e ricevute ufficiali

Tutti i documenti devono essere raccolti e archiviati in conformità con i principi di base del mantenimento di un ordine completo e di un facile riconoscimento dei file pertinenti.

Devono essere raggruppati insieme in omogeneità tematica e in ordine cronologico all’interno di una particolare categoria. Ogni documento archiviato deve essere etichettato in modo permanente con

la specifica del nome del tipo di file (ad esempio, il libro mastro), l’anno finanziario e il numero di serie in un dato set.

Archiviazione dei documenti contabili – termini obbligatori

Il processo di archiviazione dei documenti aziendali è suddiviso in due fasi:

• Corrente, durante l’anno finanziario, fino alla chiusura dei libri contabili e all’approvazione dei bilanci.
• Permanente – Archiviazione dei documenti dopo la fine dell’anno finanziario.

La suddetta Legge sulla contabilità stabilisce periodi minimi di conservazione dei documenti aziendali negli archivi. Si deve tuttavia tenere presente che questo periodo può essere esteso da altri atti legislativi.

Dal 01.01.2019 in Polonia, i termini di conservazione dei seguenti documenti aziendali sono cambiati:

• Bilanci
• Libri contabili
• File JPK unificati
• Documenti fiscali
• Documenti primari
• Schede salari dei dipendenti

devono essere conservati per un minimo di cinque anni, a partire dall’inizio dell’anno successivo alla fine dell’anno finanziario.

Le regole leggermente più complesse si applicano alla custodia dei registri del personale. Nel caso di dipendenti assunti dopo il 01.01.2019, i documenti devono essere conservati negli archivi per almeno 10 anni dalla fine dell’anno solare in cui è terminato il rapporto di lavoro. Per le persone che sono state impiegate dopo il 31 dicembre 1998, ma prima del 1° gennaio 2019, questo periodo può anche essere di 10 anni se il contribuente ha presentato un Rapporto Informativo (IEA) e una Dichiarazione (LSA) alla CPA. I file del personale assunto prima del 1998 devono essere conservati negli archivi per 50 anni dalla data di separazione.

Spazio archivio – dove conservare i documenti contabili?

L’archivio dei documenti dell’azienda deve essere nei locali dell’azienda, come specificato nella Legge sulla contabilità. Tuttavia, ci sono eccezioni a questa regola.

L’imprenditore può delegare la manutenzione dell’archivio a un’unità esterna specializzata. Questa può essere l’ufficio contabile, la società di contabilità o l’archivio. Tuttavia, si deve tenere presente che questa opzione è consentita solo se l’imprenditore ha notificato il capo competente dell’ispettorato fiscale entro 15 giorni dal trasferimento.

Archivio della documentazione aziendale – forme di conservazione accettabili

L’archiviazione dei documenti aziendali può essere effettuata in uno dei due sistemi o in una forma che combina entrambe le soluzioni. È consentito conservare la documentazione nel seguente modo:

• Tradizionale
• Elettronico

Corretto archiviazione dei documenti aziendali

L’introduzione di regole appropriate per la raccolta e l’archiviazione dei documenti nell’azienda è necessaria per adempiere agli obblighi imposti agli imprenditori dalla Legge sulla contabilità e per proteggersi dalle conseguenze in caso di ispezione fiscale.

D’altra parte, gli archivi strutturati facilitano l’accesso alle informazioni necessarie alle persone autorizzate e migliorano la sicurezza dei dati conservati. Quindi dovresti prenderti cura dell’ordine nei documenti a beneficio della tua azienda in senso lato.

Cambiamenti nella gestione contabile per le aziende polacche

Numerosi cambiamenti nella contabilità delle aziende polacche sono collegati all’introduzione di molte nuove normative, in vigore dal 1° gennaio 2021.

Cambiamenti nella regolamentazione delle società in accomandita

Uno dei cambiamenti più importanti che influenzerà il lavoro dei contabili è il cambiamento nel metodo di tassazione delle società in accomandita. Per i soci stessi, ciò significa una doppia tassazione – a livello di azienda e soci.

Di conseguenza, i contribuenti pagheranno di più e i contabili dovranno gestire un gran numero di documenti per il calcolo accurato e corretto per ciascuna entità legale.

Correzione delle fatture – modifica alla legge sull’IVA

La questione dei cambiamenti in caso di fatture correttive è particolarmente controversa. Una modifica alla legge sull’IVA, il cosiddetto pacchetto Slim VAT, ha rimosso l’onere per i contribuenti, che era la necessità di ottenere la conferma di ricevimento delle fatture correttive.

Tuttavia, a causa di questo tipo di fatture, è stato introdotto un nuovo obbligo di raccogliere altri documenti. Il suo scopo è raccogliere prove che confermino il diritto a ridurre la base imponibile. Il catalogo completo dei documenti che soddisfano questi criteri non è stato ancora fornito. Questi possono essere, ad esempio, e-mail, prove di pagamento o verbali di reclamo. Di conseguenza, i contabili avranno molte informazioni aggiuntive da analizzare e includere nella documentazione di una società stabilita.

File JPK_VAT – estensione della quantità di informazioni nella dichiarazione

Dal 1° ottobre 2020, sono entrate in vigore anche le modifiche agli obblighi di rendicontazione dell’IVA. I file esistenti (dichiarazione IVA e file JPK_VAT) sono stati sostituiti con un nuovo file JPK, integrato con informazioni aggiuntive.

Esistono due versioni del file – per i contribuenti che pagano mensilmente (JPK_V7M) e trimestralmente (JPK_V7K). È costituito da una dichiarazione e una parte di registrazione in cui sono stati trovati dati completamente nuovi, dati precedentemente non utilizzati.

Ora è necessario indicare i codici dei beni e dei servizi, le prove di vendita o altri tipi di transazioni.

Ad esempio, i codici GTU, cioè 13 gruppi di beni e servizi, sono nuovi. La loro applicazione non è ancora chiara. La descrizione imprecisa dei beni nella bolla di accompagnamento può sollevare dubbi sul fatto che i beni debbano essere etichettati con il codice GTU o meno. Questo obbliga la contabilità a rafforzare il flusso di informazioni con l’azienda per identificare accuratamente i tipi di servizi e beni inclusi nelle fatture.

Nuove normative – cambiamenti nella contabilità

Ci sono ancora molti cambiamenti nelle regole. Nella maggior parte dei casi, ciò significa che è necessaria una formazione continua e un monitoraggio e chiarimento continui dei cambiamenti per essere consapevoli e in grado di svolgere in modo affidabile le responsabilità assegnate.

Soprattutto nel caso della correzione delle fatture e dei cambiamenti nel file JPK, le nuove regole possono avere un effetto aggiuntivo. Oltre all’aumento del carico di lavoro, ulteriori obblighi di rendicontazione e l’estensione della dichiarazione SAF-T richiedono un chiarimento della cooperazione tra l’azienda e la professione contabile per determinare con precisione ogni voce inclusa nella fattura.

Pertanto, l’analisi delle fatture e l’assegnazione dei codici HGB appropriati diventa responsabilità non solo della contabilità, ma anche del reparto vendite e del magazzino, che dovrebbero collaborare nel processo di preparazione delle dichiarazioni per l’ispezione fiscale.