Services de comptabilité en Pologne

La Pologne, puissance économique d’Europe centrale, bénéficie d’un paysage commercial florissant, attirant à la fois les entrepreneurs locaux et les investisseurs internationaux. Cependant, parcourir le domaine complexe et en constante évolution des normes et réglementations comptables polonaises nécessite une expertise et des conseils, ce que propose précisément un cabinet juridique réputé proposant des services comptables spécialisés.

Le cadre comptable polonais est régi par des réglementations strictes alignées sur les directives de l’Union européenne. La loi polonaise sur la comptabilité constitue la pierre angulaire, fixant les normes et les lignes directrices en matière d’information et de divulgation financières. La conformité aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) ou aux normes internationales d’information financière (IFRS) est obligatoire, soulignant la nécessité de pratiques comptables méticuleuses. Pour les entreprises qui s’aventurent en Pologne, comprendre et respecter ces réglementations peut s’avérer difficile. C’est là qu’un cabinet juridique réputé fournissant des services comptables devient un allié essentiel.

En coopérant avec notre entreprise, vous recevrez :

• Dossiers comptables et fiscaux
• Rétablissement partiel ou complet de la comptabilité
• Rapports (trimestriels et annuels)
• Fournir des conseils en matière de comptabilité financière
• Représentation des entreprises auprès des autorités fiscales
• Préparation et dépôt des déclarations conformément à la loi
• Optimisation de la fiscalité en comptabilité
• Conseils comptables prodigués par des professionnels compétents et possédant une vaste expérience
• Collecter et conserver tous les documents nécessaires et résoudre divers problèmes financiers de l’entreprise polonaise
• Prix abordables pour les services de comptabilité
• Des services de comptabilité dans une langue que vous pouvez comprendre
• Gain de temps

Il est important de noter que tous les documents comptables de l’entreprise et leur dépôt par le service des impôts sont en polonais, mais étant donné que notre entreprise emploie un comptable anglophone en Pologne, nos clients reçoivent toujours des copies de tous les documents en anglais. .

Le coût final des services comptables en Pologne dépend du nombre de documents traités par le comptable par mois. Dans ce cas, les documents entrants et sortants sont pris en compte.

Calcul des salaires en Pologne

Afin d’éviter des problèmes avec la législation polonaise, d’assurer de bonnes relations entre l’employeur et son subordonné, ainsi que d’organiser la paie correcte et le paiement des impôts dans les délais, chaque entreprise polonaise a besoin de services de comptabilité.   Les comptables de notre entreprise calculent et paient les salaires en tenant compte de tous les paiements obligatoires et des taux d’imposition :

• Paiement obligatoire au fonds de pension – 9,76 %
• Assurance maladie des travailleurs : 7,7 %
• Assurance contre les accidents du travail : 1,5 %
• Impôt sur le revenu : 6,63 %
• Assurance maladie complémentaire : 2,45 %

Audit interne des entreprises en Pologne

L’un des services d’assistance comptable les plus importants et les plus recherchés en Pologne est le service d’audit interne de l’entreprise. Ce service implique un audit financier indépendant par un spécialiste de tous les rapports comptables et fiscaux de la société polonaise. La procédure doit être suivie dans les cas suivants :

• Pour confirmer la situation financière actuelle de l’entreprise en vue de conclure des contrats avec des partenaires étrangers
• Augmenter le niveau de productivité et, par conséquent, augmenter le niveau de revenus de l’entreprise
• Pour réduire les risques et la charge fiscale
• Éliminer les erreurs dans les déclarations fiscales qui pourraient entraîner une responsabilité administrative
• Pour préparer la période de reporting
• Évaluer la compétence et l’intégrité d’un comptable permanent

Toutes les opérations réalisées dans le cadre de l’audit interne de l’entreprise polonaise se révèlent aux clients de notre entreprise à un niveau professionnel élevé.

Qu’est-ce que la comptabilité ?

En termes simples, la comptabilité désigne un système comptable, c’est-à-dire la comptabilisation des transactions commerciales (numériques et monétaires), documentées dans l’entreprise.

La comptabilité peut être effectuée de deux manières :

• Comptabilité complète (livres commerciaux)
• Comptabilité simplifiée (livres d’arrivée et de dépenses, unique à l’arrivée et aux dépenses, fiche fiscale)

Le choix d’une solution adaptée est adapté aux besoins de l’entreprise et au type d’activité.

Comptabilité

La comptabilité comprend l’enregistrement des événements commerciaux, tels que la tenue des livres de comptes, l’évaluation des actifs et des passifs, le stockage des documents comptables, ainsi que des activités telles que l’établissement des bilans.

Informations sur les documents comptables concernant :

• Taxes
• Montants de rétention des employés
• Opérations de vente dans l’entreprise
• Marketing et publicité

c’est-à-dire tous les événements qui affectent réellement le budget de l’entreprise.

La comptabilité dans l’entreprise est effectuée par des personnes possédant les connaissances requises et qui travaillent comme comptables. Il peut s’agir d’un membre du personnel ou d’un comptable externe. Leurs tâches comprennent :

• Comptabilité
• Dépôt des déclarations fiscales et ZUS
• Vérification des documents comptables
• Bilan et relevés négociables
• Valorisation des actifs et des passifs
• Préparation de la documentation

Comptabilité en Pologne – concepts de base

La comptabilité, en revanche, est un concept beaucoup plus large. Il est défini comme un système de traitement d’informations sur tous les événements économiques survenant dans une entreprise donnée.

Grâce à la comptabilité, vous pouvez vous renseigner sur la situation financière de l’entreprise et en apprendre le plus possible sur les conséquences de faire des affaires sous différents points de vue, notamment :

• Financière (importante pour le propriétaire de l’entreprise, les investisseurs ou les prêteurs potentiels)
• Fiscalité (obtention d’informations sur les obligations fiscales d’une personne, ce qui est important pour les autorités fiscales)
• Perspective de la gestion (montre l’efficacité avec laquelle l’entreprise est gérée et quelles sont ses voies de développement potentielles, utilisées par le personnel de direction)

La comptabilité doit être menée conformément à des principes strictement définis, notamment les principes de continuité, de matérialité, de proportionnalité, de prudence, de comptabilité d’exercice et d’interdiction de compensation.

Principales étapes de la comptabilité en Pologne

La comptabilité se divise en trois étapes principales :

• Comptabilité : c’est-à-dire enregistrements des événements commerciaux, informations sur les modifications apportées aux actifs de l’entreprise
• États financiers : bilan, compte de résultat, flux de trésorerie, variations du capital, etc.
• Comptabilité analytique – analyse et prévision des coûts de l’entreprise

La comptabilité permet ainsi d’avoir une vision beaucoup plus large et des informations plus précises sur le patrimoine et le développement potentiel de l’entreprise.

Données financières de l’entreprise

La comptabilité (tenue par un service distinct de l’entreprise ou du bureau comptable) remplit plusieurs fonctions. Tout d’abord, il s’agit de fournir à l’entrepreneur des informations complètes non seulement sur les événements économiques, mais également sur d’autres questions qui affectent la situation financière de l’entreprise (en termes monétaires et numériques). Cela donne une image plus large de l’état de l’entreprise et facilite les décisions stratégiques pour l’avenir.

Une comptabilité précise vous permet de maintenir la documentation en ordre et de vérifier en permanence la situation dans l’entreprise, ce qui augmente la rapidité d’action en cas d’événements problématiques pouvant menacer la stabilité de l’entreprise.

Après tout, une comptabilité correcte et fiable dans l’entreprise constitue également une preuve fiable à utiliser dans les procédures fiscales.

Comment archiver des documents dans une entreprise polonaise

Le nombre de documents qui apparaissent chaque jour dans l’entreprise peut être énorme. Veuillez donc veiller à introduire dans votre entreprise des règles d’archivage claires pour garantir que la documentation est en ordre.

Cela permet de retrouver plus facilement les lettres nécessaires, ainsi que de remplir les obligations imposées à l’entrepreneur en lien avec la nécessité d’archiver les documents comptables.

Les principales problématiques pour les entrepreneurs liées à l’archivage des documents :

1. Quels documents doivent être archivés ?
2. Quelles sont les périodes de conservation requises pour les documents d’entreprise ?
3. Où doivent se trouver les archives ?
4. Quelle forme peuvent prendre les archives d’une entreprise ?

L’archivage des documents – une obligation légale

Les obligations comptables dans les activités commerciales ne se limitent pas à des calculs réguliers et à l’envoi de rapports aux bureaux appropriés.

La loi comptable contient également un certain nombre d’obligations supplémentaires pour les entrepreneurs, notamment l’obligation de collecter et de conserver les documents de l’entreprise. Elle doit être réalisée au bon endroit, à l’aide d’outils appropriés et selon des règles bien définies. Dans le cas contraire, vous risquez de lourdes sanctions financières.

Loi comptable – documents de l’entreprise à conserver

La loi comptable précise quels documents doivent être conservés dans les archives de l’entreprise. Il s’agit en premier lieu de tous les dossiers liés aux questions comptables et de personnel, et surtout :

• Livres comptables (y compris les journaux, les livres principaux et auxiliaires, les stocks, les bilans et les rapports de chiffre d’affaires)
• États financiers et décisions d’approbation de ces rapports
• Fichiers JPK unifiés
• Documents primaires externes et internes (y compris les factures d’achat et de vente, les relevés bancaires, les fiches de paie ou de caisse)
• Déclarations fiscales et reçus officiels

Tous les documents doivent être collectés et archivés conformément aux principes de base du maintien d’un ordre complet et d’une reconnaissance facile des dossiers concernés.

Ils doivent être regroupés selon une homogénéité thématique et un ordre chronologique au sein d’une catégorie particulière. Chaque document archivé doit être étiqueté en permanence avec

en spécifiant le nom du type de fichier (par exemple, le grand livre), l’exercice et le numéro de série dans un ensemble donné.

Archivage des pièces comptables – mentions obligatoires

Le processus de stockage des documents de l’entreprise est divisé en deux étapes :

• En cours, au cours de l’exercice, jusqu’à la clôture des livres de comptes et l’approbation des états financiers.
• Permanent – ​​Archivage des documents après la fin de l’exercice.

La loi comptable précitée fixe des durées minimales de conservation des documents de l’entreprise dans les archives. Il convient toutefois de garder à l’esprit que ce délai peut être prolongé par d’autres actes juridiques.

Depuis le 01.01.2019 en Pologne, les conditions de conservation des documents d’entreprise suivants ont changé :

• États financiers
• Livres de comptes
• Fichiers JPK unifiés
• Documents fiscaux
• Documents principaux
• Cartes de salaire des employés

est conservée pendant une durée minimale de cinq ans, à compter du début de l’année qui suit la clôture de l’exercice.

Des règles légèrement plus complexes s’appliquent à la conservation des dossiers du personnel. Pour les salariés embauchés après le 01.01.2019, les documents doivent être conservés en archives pendant au moins 10 ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle la relation de travail a pris fin. Pour les personnes ayant été employées après le 31 décembre 1998, mais avant le 1er janvier 2019, cette période peut également être de 10 ans si le cotisant a soumis un Rapport d’Information (IEA) et une Déclaration (LSA) au CPA. Les dossiers des fonctionnaires embauchés avant 1998 doivent être conservés dans les archives pendant 50 ans à compter de la date de cessation d’emploi.

Espace archives – où stocker les pièces comptables ?

Les archives des documents de l’entreprise doivent se trouver dans les locaux de l’entreprise, comme précisé dans la loi comptable. Il existe cependant des exceptions à cette règle.

L’entrepreneur peut déléguer la maintenance des archives à une unité externe spécialisée. Il peut s’agir de la comptabilité, du cabinet comptable ou des archives. Il convient toutefois de garder à l’esprit que cette option n’est autorisée que si l’entrepreneur en a informé le chef de l’inspection des impôts compétent dans les 15 jours suivant le transfert.

Archives de documentation de l’entreprise – formes de stockage acceptables

L’archivage des documents de l’entreprise peut être effectué dans l’un des deux systèmes ou sous une forme combinant les deux solutions. Il est permis de stocker la documentation dans la variante suivante :

• Traditionnel
• Électronique

Archivage correct des documents de l’entreprise

L’introduction de règles appropriées pour la collecte et l’archivage des documents dans l’entreprise est nécessaire pour remplir les obligations imposées aux entrepreneurs par la loi sur la comptabilité et pour se protéger contre les conséquences en cas de contrôle fiscal.

D’autre part, les archives structurées facilitent l’accès aux informations nécessaires aux personnes autorisées et améliorent la sécurité des données stockées. Vous devez donc veiller à l’ordre dans les documents pour le bénéfice de votre entreprise au sens large.

Changements dans la gestion comptable de la société polonaise

De nombreux changements dans la comptabilité des entreprises polonaises sont liés à l’introduction de nombreuses nouvelles réglementations, à compter du 1er janvier 2021.

Modifications dans la réglementation des sociétés en commandite

L’un des changements les plus importants qui affecteront le travail des comptables est le changement de méthode d’imposition des sociétés en commandite. Pour les associés eux-mêmes, cela signifie une double imposition – au niveau de l’entreprise et des associés.

Par conséquent, les contribuables paieront plus et les comptables devront traiter un grand nombre de documents pour un calcul précis et correct pour chaque personne morale.

Correction des factures – modification de la loi sur la TVA

La question des modifications en cas de factures rectificatives est particulièrement discutable. Un amendement à la loi sur la TVA, appelé paquet Slim TVA, a supprimé la charge pesant sur les contribuables, à savoir la nécessité d’obtenir une confirmation de réception des comptes rectificatifs.

Cependant, en raison de ce type de facture, une nouvelle obligation de collecter d’autres documents a été introduite. Son objectif est de recueillir des preuves confirmant le droit à réduire l’assiette fiscale. Le catalogue complet des documents répondant à ces critères n’a pas encore été fourni. Il peut s’agir par exemple d’e-mails, de preuves de paiement ou de procès-verbaux de réclamation. En conséquence, les comptables disposeront de nombreuses informations supplémentaires à analyser et à inclure dans la documentation d’une entreprise établie.

Fichiers TVA JPK_ – extension de la quantité d’informations dans la déclaration

À partir du 1er octobre 2020, des modifications des obligations de déclaration de TVA sont également entrées en vigueur. Les fichiers existants (déclaration TVA et fichier JPK_VAT) ont été remplacés par un nouveau fichier JPK, complété par des informations complémentaires.

Il existe deux versions du fichier – pour les contribuables qui paient mensuellement (JPK_V7M) et trimestriellement (JPK_V7K). Il se compose d’une partie déclaration et d’une partie enregistrement dans laquelle des données complètement nouvelles ont été trouvées, des données auparavant inutilisées.

Il est désormais nécessaire d’indiquer les codes des biens et services, les preuves de vente ou d’autres types de transactions.

Par exemple, les codes GTU, soit 13 groupes de biens et services, sont nouveaux. Leur application n’est toujours pas claire. Une description inexacte des marchandises dans la lettre de voiture peut susciter des doutes quant à savoir si les marchandises doivent ou non être étiquetées avec le code GTU. Cela oblige la comptabilité à resserrer le flux d’informations avec l’entreprise afin d’identifier avec précision les types de services et de biens inclus dans les factures.

Nouvelles réglementations – changements dans la comptabilité

Il y a encore beaucoup de changements de règles. Dans la plupart des cas, cela signifie qu’il est nécessaire d’effectuer un apprentissage continu, ainsi qu’un suivi et une clarification continus des changements afin d’être conscient et capable de s’acquitter de manière fiable des responsabilités assignées.

Les nouvelles règles peuvent avoir un effet supplémentaire notamment en cas de correction de factures et de modifications dans le fichier JPK. Outre l’augmentation de la charge de travail, les obligations déclaratives supplémentaires et l’extension de la déclaration SAF-T nécessitent de clarifier la coopération entre l’entreprise et la profession comptable afin de déterminer avec précision chaque élément inclus dans la facture.

Par conséquent, l’analyse des factures et leur attribution des codes HGB appropriés relèvent de la responsabilité non seulement de la comptabilité, mais également du service commercial et de l’entrepôt, qui doivent coopérer au processus de préparation des déclarations pour le contrôle fiscal.

Avant tout, Regulated United Europe garantit la conformité de leurs clients aux réglementations comptables polonaises. Ils gèrent méticuleusement les états financiers, assurant exactitude et adhérence aux normes GAAP polonaises ou IFRS. De plus, leur expertise s’étend à la conformité fiscale, guidant les entreprises à travers des structures fiscales complexes tout en assurant le respect des lois fiscales polonaises.

Au-delà de la conformité, Regulated United Europe fournit des conseils financiers stratégiques qui transcendent les calculs de base. Nous offrons des perspectives sur l’optimisation des opérations financières, l’identification des voies de réduction des coûts et des conseils sur des stratégies fiscales efficaces pour stimuler la croissance sur le marché polonais.

Naviguer dans le paysage commercial polonais nécessite une évaluation rigoureuse des risques et une diligence raisonnable. Regulated United Europe effectue des audits complets, assurant une gestion méticuleuse des risques et une conformité aux exigences réglementaires, protégeant ainsi les intérêts de leurs clients.

Dans le domaine complexe de la comptabilité et des finances en Pologne, s’associer à un cabinet juridique de premier plan spécialisé dans les services comptables est une décision judicieuse pour les entreprises visant à établir une présence solide en Pologne. Armés d’expertise, de précision et d’un engagement indéfectible envers la conformité, ces entités sont des alliés inestimables pour naviguer dans les complexités et saisir les opportunités dans le domaine financier polonais. Les comptables de Regulated United Europe seraient ravis de vous conseiller davantage.