BUCHHALTUNGSDIENSTLEISTUNGEN IN POLEN

INTERNE REVISION VON UNTERNEHMEN IN POLEN

Einer der wichtigsten und gefragtesten Buchhaltungsunterstützungsdienste in Polen ist der interne Revisionsdienst des Unternehmens. Dieser Dienst beinhaltet eine unabhängige Finanzprüfung aller Buchhaltungs- und Steuerberichte des polnischen Unternehmens durch einen Spezialisten. Das Verfahren muss in folgenden Fällen befolgt werden:

• Zur Bestätigung der aktuellen Finanzlage des Unternehmens zum Zwecke des Abschlusses von Verträgen mit ausländischen Partnern
• Steigerung der Produktivität und damit der Erträge des Unternehmens
• Reduzierung der Steuerrisiken und -belastung
• Beseitigung von Fehlern in Steuererklärungen, die zu einer Verwaltungshaftung führen könnten
• Zur Vorbereitung auf den Berichtszeitraum
• Um die Kompetenz und Integrität eines Buchhalters zu beurteilen

Alle im Rahmen der internen Revision des polnischen Unternehmens durchgeführten Vorgänge erfolgen für die Kunden unseres Unternehmens auf einem hohen professionellen Niveau.

WAS IST BUCHHALTUNG?

Vereinfacht ausgedrückt versteht man unter Buchhaltung ein Buchführungssystem, also die Verbuchung von Geschäftsvorfällen (numerisch und monetär), die im Unternehmen dokumentiert werden.

Die Buchhaltung kann auf zwei Arten erfolgen:

• Vollständige Buchführung (Geschäftsbücher)
• Vereinfachte Buchführung (Ertrags- und Ausgabenbücher, einmaliges Ertrags- und Ausgabenbuch, Lohnsteuerkarte)

Die Wahl einer geeigneten Lösung wird an die Bedürfnisse des Unternehmens und der Art des Geschäfts angepasst.

BUCHHALTUNG

Die Buchführung umfasst die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, wie etwa die Führung von Geschäftsbüchern, die Bewertung von Vermögenswerten und Schulden, die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen sowie Tätigkeiten wie etwa die Erstellung von Bilanzen.

Die Buchhaltung erfasst Informationen über:

• Steuern
• Zurückbehaltungsbeträge von Mitarbeitern
• Verkaufstransaktionen im Unternehmen
• Vermarktung und Werbung

das heißt alle Ereignisse, die tatsächlich Auswirkungen auf das Budget des Unternehmens haben.

Die Buchhaltung im Unternehmen wird von Personen mit den entsprechenden Kenntnissen durchgeführt, die als Buchhalter tätig sind. Dies kann ein Mitarbeiter oder ein externer Buchhalter sein. Zu ihren Aufgaben gehören:

• Buchhaltung
• Abgabe von Steuer- und ZUS-Erklärungen
• Prüfung von Buchhaltungsunterlagen
• Bilanz und Handelsregisterauszug
• Bewertung von Vermögenswerten und Schulden
• Dokumentationsvorbereitung

BUCHHALTUNG IN POLEN – GRUNDKONZEPTE

Die Buchhaltung hingegen ist ein viel breiterer Begriff. Sie wird definiert als ein System zur Verarbeitung von Informationen über alle wirtschaftlichen Ereignisse, die in einem bestimmten Unternehmen auftreten.

Durch die Buchhaltung können Sie sich über die finanzielle Situation des Unternehmens informieren und so viel wie möglich über die Folgen der Geschäftstätigkeit aus verschiedenen Blickwinkeln erfahren, darunter:

• Finanziell (wichtig für den Geschäftsinhaber, potenzielle Investoren oder Kreditgeber)
• Steuern (Einholung von Informationen über die Steuerpflicht einer Person, die für die Steuerbehörden wichtig sind)
• Managementperspektive (zeigt, wie effizient das Unternehmen geführt wird und welche Entwicklungspotenziale es für die Führungskräfte gibt)

Die Rechnungslegung sollte nach streng definierten Grundsätzen erfolgen. Dazu gehören die Grundsätze der Kontinuität, Wesentlichkeit, Verhältnismäßigkeit, Vorsicht, das Periodenabgrenzungsprinzip und das Verbot der Aufrechnung.

DIE WICHTIGSTEN PHASEN DER BUCHHALTUNG IN POLEN

Die Buchhaltung gliedert sich in drei Hauptphasen:

• Buchführung – d. h. Aufzeichnungen über Geschäftsvorfälle, Informationen über Veränderungen des Vermögens des Unternehmens
• Finanzberichte – Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung, Kapitalveränderungen usw.
• Kostenrechnung – Analyse und Prognose der Unternehmenskosten

Auf diese Weise ermöglicht die Buchhaltung einen umfassenderen Überblick und genauere Informationen über die Vermögenswerte und potenziellen Entwicklungen des Unternehmens.

Finanzdaten des Unternehmens

Die Buchhaltung (die von einer separaten Abteilung im Unternehmen oder einer Buchhaltungsstelle geführt wird) erfüllt mehrere Funktionen. Zunächst einmal versorgt sie den Unternehmer nicht nur mit umfassenden Informationen über wirtschaftliche Ereignisse, sondern auch über andere Angelegenheiten, die die finanzielle Situation des Unternehmens (in monetärer und digitaler Hinsicht) beeinflussen. Dies gibt ein umfassenderes Bild über die Geschäftslage und erleichtert strategische Entscheidungen für die Zukunft.

Eine genaue Buchführung ermöglicht es Ihnen, die Dokumentation in Ordnung zu halten und die Situation im Unternehmen ständig zu überprüfen, was die Handlungsgeschwindigkeit bei problematischen Ereignissen erhöht, die die Stabilität des Unternehmens gefährden können.

Denn eine korrekte und verlässliche Buchführung im Unternehmen ist auch ein verlässlicher Beweis im Steuerverfahren.

So archivieren Sie Dokumente in einem polnischen Unternehmen

Die Anzahl der Dokumente, die täglich in einem Unternehmen anfallen, kann enorm sein. Achten Sie daher darauf, in Ihrem Unternehmen klare Archivierungsregeln einzuführen, um eine geordnete Dokumentation zu gewährleisten.

Dies erleichtert das Auffinden der benötigten Briefe sowie die Erfüllung der dem Unternehmer obliegenden Pflichten im Zusammenhang mit der Archivierung von Buchhaltungsunterlagen.

Die wichtigsten Fragen für Unternehmer im Zusammenhang mit der Archivierung von Dokumenten:

1. Welche Dokumente sollen archiviert werden?
2. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmensdokumente?
3. Wo soll das Archiv liegen?
4. Welche Form kann ein Firmenarchiv haben?

Archivierung von Dokumenten – eine gesetzliche Verpflichtung

Zu den Buchführungspflichten im Rahmen einer unternehmerischen Tätigkeit zählen nicht nur die regelmäßige Erstellung von Berechnungen und die Übermittlung von Berichten an die zuständigen Stellen.

Das Rechnungslegungsgesetz enthält auch eine Reihe zusätzlicher Pflichten für Unternehmer, darunter die Pflicht, Unternehmensdokumente zu sammeln und aufzubewahren. Dies sollte am richtigen Ort, mit geeigneten Mitteln und auf der Grundlage klar definierter Regeln erfolgen. Andernfalls drohen Ihnen ernsthafte finanzielle Sanktionen.

Rechnungslegungsgesetz – aufzubewahrende Unternehmensunterlagen

Das Rechnungslegungsgesetz legt fest, welche Dokumente im Archiv des Unternehmens aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören in erster Linie alle Akten im Zusammenhang mit Buchhaltungs- und Personalangelegenheiten und vor allem:

• Handelsbücher (u.a. Journale, Haupt- und Nebenbücher, Inventare, Bilanzen und Umsatzberichte)
• Jahresabschlüsse und Beschlüsse zur Genehmigung dieser Berichte
• Einheitliche JPK-Dateien
• Externe und interne Primärdokumente (einschließlich Einkaufs- und Verkaufsrechnungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Kassenunterlagen)
• Steuererklärungen und amtliche Quittungen

Bei der Erfassung und Archivierung aller Unterlagen sollten die Grundprinzipien der Wahrung vollständiger Ordnung und der einfachen Wiedererkennbarkeit der relevanten Akten beachtet werden.

Sie sollten thematisch homogen und chronologisch in einer bestimmten Kategorie zusammengefasst werden. Jedes archivierte Dokument sollte dauerhaft gekennzeichnet sein mit

Geben Sie den Namen des Dateityps (z. B. Hauptbuch), das Geschäftsjahr und die Seriennummer in einem bestimmten Satz an.

Archivierung von Buchhaltungsunterlagen – zwingende Fristen

Der Dokumentenspeicherungsprozess im Unternehmen gliedert sich in zwei Phasen:

• Laufend, während des Geschäftsjahres, bis zum Abschluss der Geschäftsbücher und der Genehmigung des Jahresabschlusses.
• Permanent – ​​Archivierung von Dokumenten nach Ende des Geschäftsjahres.

Das oben genannte Rechnungslegungsgesetz legt Mindestaufbewahrungsfristen für Unternehmensdokumente in Archiven fest. Es ist jedoch zu beachten, dass diese Frist durch andere Rechtsakte verlängert werden kann.

Seit dem 01.01.2019 haben sich in Polen die Aufbewahrungsfristen für folgende Unternehmensdokumente geändert:

• Jahresabschluss
• Geschäftsbücher
• Einheitliche JPK-Dateien
• Steuerunterlagen
• Primärdokumente
• Gehaltskarten der Mitarbeiter

sind mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren, gerechnet ab Beginn des auf das Ende des Geschäftsjahres folgenden Jahres.

Die etwas komplexeren Regeln gelten für die Aufbewahrung von Personalunterlagen. Bei Mitarbeitern, die nach dem 01.01.2019 eingestellt wurden, müssen die Unterlagen mindestens 10 Jahre lang ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete, im Archiv aufbewahrt werden. Für Personen, die nach dem 31. Dezember 1998, aber vor dem 1. Januar 2019 eingestellt wurden, kann dieser Zeitraum auch 10 Jahre betragen, wenn der Mitarbeiter einen Informationsbericht (IEA) und eine Erklärung (LSA) bei der CPA eingereicht hat. Die Akten von Mitarbeitern, die vor 1998 eingestellt wurden, müssen 50 Jahre lang ab dem Datum der Entlassung im Archiv aufbewahrt werden.

Archivraum – wohin mit den Buchhaltungsunterlagen?

Das Archiv der Unternehmensdokumente muss sich gemäß dem Rechnungslegungsgesetz in den Räumlichkeiten des Unternehmens befinden. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel.

Der Unternehmer kann die Führung des Archivs einer spezialisierten externen Einheit übertragen. Dies kann eine Buchhaltungsfirma, ein Buchhaltungsunternehmen oder ein Archiv sein. Es ist jedoch zu beachten, dass diese Option nur zulässig ist, wenn der Unternehmer den zuständigen Leiter der Steuerinspektion innerhalb von 15 Tagen nach der Übertragung benachrichtigt hat.

Archiv der Unternehmensdokumentation – zulässige Aufbewahrungsformen

Die Archivierung von Unternehmensdokumenten kann in einem von zwei Systemen oder in einer Kombination beider Lösungen erfolgen. Die Dokumentation kann in folgender Variante gespeichert werden:

• Traditionell
• Elektronisch

Korrekte Archivierung von Firmendokumenten

Die Einführung entsprechender Regeln für die Erfassung und Archivierung von Dokumenten im Unternehmen ist erforderlich, um die den Unternehmern durch das Rechnungslegungsgesetz auferlegten Pflichten zu erfüllen und sich vor den Folgen einer Steuerprüfung zu schützen.

Andererseits erleichtern strukturierte Archive autorisierten Personen den Zugriff auf die erforderlichen Informationen und verbessern die Sicherheit der gespeicherten Daten. Sie sollten sich also im weitesten Sinne um die Ordnung in den Dokumenten kümmern, was Ihrem Unternehmen zugutekommt.

Änderungen im Rechnungswesen für das polnische Unternehmen

Mit der Einführung zahlreicher neuer Regelungen, die ab dem 1. Januar 2021 wirksam werden, sind zahlreiche Änderungen in der Rechnungslegung für polnische Unternehmen verbunden.

Änderungen in der Regelung für Kommanditgesellschaften

Eine der wichtigsten Änderungen, die sich auf die Arbeit der Buchhalter auswirken wird, ist die Änderung der Besteuerungsmethode für Kommanditgesellschaften. Für die Gesellschafter selbst bedeutet dies eine Doppelbesteuerung – auf Gesellschafts- und Gesellschafterebene.

Folglich müssen die Steuerzahler mehr bezahlen und die Buchhalter müssen eine große Zahl von Dokumenten bearbeiten, um für jede juristische Person genaue und korrekte Berechnungen durchführen zu können.

Rechnungskorrektur – Novelle des Umsatzsteuergesetzes

Besonders fragwürdig ist die Frage der Änderungen bei Korrekturrechnungen. Eine Novelle des Mehrwertsteuergesetzes, das sogenannte Slim-Mehrwertsteuerpaket, beseitigte die Belastung der Steuerzahler, die darin bestand, eine Bestätigung über den Erhalt von Korrekturrechnungen einholen zu müssen.

Aufgrund dieser Art von Rechnungen wurde jedoch eine neue Verpflichtung zur Erhebung weiterer Dokumente eingeführt. Ihr Zweck besteht darin, Beweise zu sammeln, die das Recht auf Reduzierung der Steuerbemessungsgrundlage bestätigen. Der vollständige Katalog der Dokumente, die diese Kriterien erfüllen, wurde noch nicht bereitgestellt. Dies können beispielsweise E-Mails, Zahlungsbelege oder Beschwerdeprotokolle sein. Infolgedessen müssen Buchhalter viele zusätzliche Informationen analysieren und in die Dokumentation eines etablierten Unternehmens aufnehmen.

JPK_ VAT-Dateien – Erweiterung des Informationsumfangs in der Erklärung

Ab dem 1. Oktober 2020 traten auch Änderungen in den Mehrwertsteuermeldepflichten in Kraft. Die bestehenden Dateien (Mehrwertsteuererklärung und JPK_VAT-Datei) wurden durch eine neue JPK-Datei ersetzt, ergänzt um zusätzliche Informationen.

Es gibt zwei Versionen der Datei – für Steuerzahler, die monatlich (JPK_V7M) und vierteljährlich (JPK_V7K) zahlen. Sie besteht aus einem Erklärungs- und einem Registrierungsteil, in dem völlig neue Daten gefunden wurden, bisher ungenutzte Daten.

Neu ist die Angabe von Waren- und Dienstleistungscodes sowie von Verkaufsbelegen oder Nachweisen für sonstige Transaktionen.

Neu sind beispielsweise die GTU-Codes, also 13 Waren- und Dienstleistungsgruppen. Ihre Anwendung ist noch nicht klar. Eine ungenaue Warenbeschreibung im Frachtbrief kann Zweifel aufkommen lassen, ob die Waren mit dem GTU-Code gekennzeichnet werden müssen oder nicht. Dies zwingt die Buchhaltung dazu, den Informationsfluss mit dem Unternehmen zu straffen, um die in den Rechnungen enthaltenen Dienstleistungs- und Warenarten genau zu identifizieren.

Neue Regelungen – Änderungen in der Rechnungslegung

Es gibt immer noch viele Regeländerungen. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass ein kontinuierliches Lernen und eine kontinuierliche Überwachung und Klärung von Änderungen erforderlich ist, um die zugewiesenen Verantwortlichkeiten zu kennen und zuverlässig ausführen zu können.

Insbesondere bei Rechnungskorrekturen und Änderungen in der JPK-Datei können die neuen Regeln zusätzliche Auswirkungen haben. Neben dem erhöhten Arbeitsaufwand erfordern weitere Berichtspflichten und die Erweiterung der SAF-T-Meldung eine Klärung der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Buchhaltungsberuf, um jeden in der Rechnung enthaltenen Posten genau bestimmen zu können.

Daher obliegt die Analyse der Rechnungen und die Zuordnung der entsprechenden HGB-Codes nicht nur der Buchhaltung, sondern auch der Verkaufsabteilung und dem Lager, die bei der Erstellung der Erklärungen für die Steuerprüfung mitwirken sollten.

In erster Linie stellt Regulated United Europe sicher, dass seine Kunden die polnischen Rechnungslegungsvorschriften einhalten. Sie kümmern sich sorgfältig um die Jahresabschlüsse und stellen sicher, dass diese den polnischen GAAP oder IFRS entsprechen und korrekt sind. Darüber hinaus erstreckt sich ihre Expertise auf die Einhaltung der Steuervorschriften. Sie führen Unternehmen durch komplexe Steuerstrukturen und stellen gleichzeitig die Einhaltung der polnischen Steuergesetze sicher.

Über die Einhaltung von Vorschriften hinaus  bietet Regulated United Europe strategische Finanzberatung, die über einfaches Zahlenrechnen hinausgeht. Wir bieten Einblicke in die Optimierung von Finanzgeschäften, identifizieren Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und beraten zu steuereffizienten Strategien zur Förderung des Wachstums auf dem polnischen Markt.

Um sich in der polnischen Geschäftslandschaft zurechtzufinden, sind eine strenge Risikobewertung und Sorgfaltspflicht erforderlich. Regulated United Europe führt umfassende Prüfungen durch, sorgt für ein sorgfältiges Risikomanagement und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und schützt so die Interessen seiner Kunden.

Im komplexen Bereich der polnischen Buchhaltung und Finanzen ist die Partnerschaft mit einer führenden Anwaltskanzlei, die auf Buchhaltungsdienstleistungen spezialisiert ist, eine kluge Entscheidung für Unternehmen, die eine starke Präsenz in Polen aufbauen möchten. Ausgestattet mit Fachwissen, Präzision und einem unerschütterlichen Engagement für die Einhaltung von Vorschriften sind diese Unternehmen unschätzbare Verbündete, wenn es darum geht, die Komplexität zu meistern und Chancen im polnischen Finanzbereich zu nutzen. Die Regulated United Europe beraten Sie gerne weiter.