Účetní služby v Polsku

Polsko, ekonomická velmoc ve střední Evropě, se pyšní prosperujícím podnikatelským prostředím, které přitahuje jak místní podnikatele, tak mezinárodní investory. Pro orientaci ve složitém a neustále se vyvíjejícím světě polských účetních standardů a předpisů jsou však zapotřebí odborné znalosti a poradenství, které poskytuje renomovaná právnická firma nabízející specializované účetní služby.

Polský účetní rámec se řídí přísnými předpisy v souladu se směrnicemi Evropské unie. Základním kamenem je polský zákon o účetnictví, který stanoví standardy a pokyny pro finanční výkaznictví a zveřejňování informací. Dodržování obecně uznávaných účetních zásad (GAAP) nebo mezinárodních standardů finančního výkaznictví (IFRS) je povinné, což zdůrazňuje potřebu pečlivých účetních postupů. Pro podniky, které se pouštějí do podnikání v Polsku, může být pochopení a dodržování těchto předpisů náročné. Právě v tomto případě se renomovaná advokátní kancelář poskytující účetní služby stává důležitým spojencem.

Výpočet mezd v Polsku

Aby se předešlo problémům s polskou legislativou, zajistily se dobré vztahy mezi zaměstnavatelem a podřízeným a aby se zajistila správná výplata mezd a včasné placení daní, každá polská společnost potřebuje účetní služby. Účetní naší společnosti vypočítávají a vyplácejí mzdy s přihlédnutím ke všem povinným platbám a daňovým sazbám:

• Povinná platba do penzijního fondu – 9,76 %
• Zdravotní pojištění zaměstnanců – 7,7 %
• Úrazové pojištění zaměstnanců – 1,5 %
• Daň z příjmu – 6,63 %
• Doplňkové zdravotní pojištění – 2,45 %

Interní audit společností v Polsku

Jednou z nejdůležitějších a nejžádanějších služeb účetní podpory v Polsku je služba interního auditu společnosti. Tato služba zahrnuje nezávislý finanční audit všech účetních a daňových výkazů polské společnosti provedený odborníkem. Tento postup je nutné dodržet v následujících případech:

• Potvrzení aktuální finanční situace společnosti za účelem uzavření smluv se zahraničními partnery
• Zvýšení produktivity a v důsledku toho i příjmů společnosti
• Snížení daňových rizik a zátěže
• Odstranění chyb v daňových přiznáních, které by mohly vést k administrativní odpovědnosti
• Příprava na účetní období
• Posouzení kompetence a integrity účetního zaměstnance

Všechny operace prováděné v rámci interního auditu polské společnosti jsou pro klienty naší společnosti prováděny na vysoké profesionální úrovni.

Co je to účetnictví?

Zjednodušeně řečeno, účetnictví znamená účetní systém, tj. účtování obchodních transakcí (číselných a peněžních), dokumentovaných v podniku.

Účetnictví lze provádět dvěma způsoby:

• Plné účetnictví (účetní knihy)
• Zjednodušené účetnictví (knihy příjmů a výdajů, jednorázové příjmy a výdaje, daňová karta)

Volba vhodného řešení se přizpůsobuje potřebám společnosti a typu podnikání.

Vedení účetnictví

Účetnictví spočívá v zaznamenávání obchodních událostí, jako je vedení účetních knih, oceňování aktiv a pasiv, uchovávání účetních dokladů, jakož i v činnostech, jako je sestavování rozvah.

Účetnictví zaznamenává informace o:

• Daních
• Zrážkách zaměstnanců
• Prodejních transakcích ve společnosti
• Marketingu a reklamě

tj. všech událostech, které skutečně ovlivňují rozpočet společnosti.

Účetnictví ve společnosti provádějí osoby s příslušnými znalostmi, které pracují jako účetní. Může se jednat o zaměstnance nebo externího účetního. Mezi jejich povinnosti patří:

• Účetnictví
• Podávání daňových přiznání a prohlášení ZUS
• Ověřování účetních dokladů
• Rozvaha a obchodovatelné výkazy
• Oceňování aktiv a pasiv
• Příprava dokumentace

Účetnictví v Polsku – základní pojmy

Účetnictví je naproti tomu mnohem širší pojem. Je definováno jako systém zpracování informací o všech ekonomických událostech, které se vyskytují v daném podniku.

Díky účetnictví se můžete dozvědět o finanční situaci společnosti a co nejvíce se seznámit s důsledky podnikání z různých úhlů pohledu, včetně:

• Finanční (důležité pro majitele podniku, potenciální investory nebo věřitele)
• Daňové (získání informací o daňových povinnostech osoby, což je důležité pro daňové úřady)
• Perspektiva řízení (ukazuje, jak efektivně je společnost řízena a jaké jsou její potenciální cesty rozvoje, využívá ji vedoucí pracovníci)

Účetnictví by mělo být vedeno v souladu s přísně definovanými zásadami, včetně zásad kontinuity, významnosti, proporcionality, opatrnosti, časového rozlišení a zákazu vzájemného započítávání.

Hlavní fáze účetnictví v Polsku

Účetnictví se dělí do tří hlavních fází:

• Účetnictví – tj. záznamy o obchodních událostech, informace o změnách v aktivech společnosti
• Účetní závěrka – rozvaha, výkaz zisku a ztráty, peněžní tok, změny kapitálu atd.
• Nákladové účetnictví – analýza a prognóza obchodních nákladů

Účetnictví tak umožňuje mnohem širší pohled a přesnější informace o majetku společnosti a jejím potenciálním vývoji.

Finanční údaje společnosti

Účetnictví (vedené samostatným oddělením ve společnosti nebo účetní kanceláří) plní několik funkcí. Především poskytuje podnikateli úplné informace nejen o ekonomických událostech, ale i o dalších záležitostech, které ovlivňují finanční situaci společnosti (v peněžním i digitálním vyjádření). To poskytuje širší obraz o stavu podnikání a usnadňuje strategická rozhodnutí pro budoucnost.

Přesné účetnictví umožňuje udržovat dokumentaci v pořádku a neustále kontrolovat situaci ve společnosti, což zvyšuje rychlost reakce v případě problematických událostí, které mohou ohrozit stabilitu podniku.

Správné a spolehlivé účetnictví ve společnosti je totiž také spolehlivým důkazem pro použití v daňových řízeních.

Jak archivovat dokumenty v polské společnosti

Počet dokumentů, které se každý den objevují ve společnosti, může být obrovský. Proto se postarejte o to, abyste ve své společnosti zavedli jasná pravidla archivace, která zajistí pořádek v dokumentaci.

To usnadní vyhledávání potřebných dopisů a plnění povinností uložených podnikateli v souvislosti s nutností archivovat účetní dokumenty.

Hlavní otázky pro podnikatele související s archivací dokumentů:

1. Které dokumenty by měly být archivovány?
2. Jaké jsou požadované lhůty pro uchovávání firemních dokumentů?
3. Kde by měl být archiv umístěn?
4. Jakou formu může mít firemní archiv?

Archivace dokumentů – zákonná povinnost

Účetní povinnosti v podnikatelské činnosti nezahrnují pouze pravidelné výpočty a zasílání zpráv příslušným úřadům.

Zákon o účetnictví obsahuje také řadu dalších povinností pro podnikatele, včetně povinnosti shromažďovat a uchovávat firemní dokumenty. To by mělo být prováděno na správném místě, s použitím vhodných nástrojů a na základě jasně definovaných pravidel. V opačném případě vám mohou hrozit vážné finanční sankce.

Zákon o účetnictví – dokumenty společnosti, které je třeba uchovávat

Zákon o účetnictví stanoví, které dokumenty musí být uchovávány v archivu společnosti. Patří mezi ně především všechny dokumenty související s účetnictvím a personálními záležitostmi, a především:

• Účetní knihy (včetně deníků, hlavních knih a pomocných knih, inventárních seznamů, rozvah a obratových zpráv)
• Finanční výkazy a rozhodnutí o schválení těchto zpráv
• Jednotné soubory JPK
• Externí a interní primární dokumenty (včetně nákupních a prodejních faktur, bankovních výpisů, mzdových nebo pokladních záznamů)
• Daňová přiznání a úřední potvrzení

Všechny dokumenty by měly být shromažďovány a archivovány v souladu se základními zásadami udržování úplného pořádku a snadného rozpoznání příslušných souborů.

Měly by být seskupeny podle tematické homogenity a chronologického pořadí v rámci konkrétní kategorie. Každý archivovaný dokument by měl být trvale označen

s uvedením názvu typu souboru (například hlavní účetní kniha), účetního období a pořadového čísla v dané sadě.

Archivace účetních dokladů – povinné podmínky

Proces ukládání dokumentů společnosti je rozdělen do dvou fází:

• Aktuální, během finančního roku, až do uzavření účetních knih a schválení účetní závěrky.
• Trvalé – archivace dokumentů po skončení finančního roku.

Výše uvedený zákon o účetnictví stanoví minimální lhůty pro uchovávání firemních dokumentů v archivech. Je však třeba mít na paměti, že tato lhůta může být prodloužena jinými právními předpisy.

Od 1. 1. 2019 se v Polsku změnily lhůty pro uchovávání následujících firemních dokumentů:

• Účetní závěrky
• Účetní knihy
• Jednotné soubory JPK
• Daňové dokumenty
• Primární dokumenty
• Mzdové karty zaměstnanců

se uchovávají po dobu minimálně pěti let, počítáno od začátku roku následujícího po skončení účetního období.

O něco složitější pravidla platí pro uchovávání osobních spisů. V případě zaměstnanců přijatých po 1. 1. 2019 musí být dokumenty uchovávány v archivu po dobu minimálně 10 let od konce kalendářního roku, ve kterém skončil pracovní poměr. U osob, které byly zaměstnány po 31. prosinci 1998, ale před 1. lednem 2019, může být tato lhůta rovněž 10 let, pokud přispěvatel předložil CPA informační zprávu (IEA) a prohlášení (LSA). Spisy zaměstnanců přijatých před rokem 1998 by měly být uchovávány v archivu po dobu 50 let od data ukončení pracovního poměru.

Archivní prostor – kde uchovávat účetní doklady?

Archiv dokumentů společnosti musí být v prostorách společnosti, jak je stanoveno v zákoně o účetnictví. Existují však výjimky z tohoto pravidla.

Podnikatel může správu archivu svěřit specializované externí jednotce. Může se jednat o účetní, účetní společnost nebo archiv. Je však třeba mít na paměti, že tato možnost je povolena pouze v případě, že podnikatel oznámil příslušnému vedoucímu daňového inspektorátu do 15 dnů od převodu.

Archiv dokumentace společnosti – přijatelné formy uchovávání

Archivace dokumentů společnosti může být prováděna v jednom ze dvou systémů nebo ve formě kombinující obě řešení. Dokumentaci je povoleno uchovávat v následující variantě:

• Tradiční
• Elektronická

Správná archivace dokumentů společnosti

Zavedení vhodných pravidel pro shromažďování a archivaci dokumentů ve společnosti je nezbytné pro splnění povinností uložených podnikatelům zákonem o účetnictví a pro ochranu před důsledky v případě daňové kontroly.

Na druhé straně strukturované archivy usnadňují oprávněným osobám přístup k potřebným informacím a zvyšují bezpečnost uložených dat. Měli byste tedy dbát na pořádek v dokumentech ve prospěch vaší společnosti v širším smyslu.

Změny v účetním řízení polské společnosti

Četné změny v účetnictví polských společností souvisejí se zavedením mnoha nových předpisů, které vstoupily v platnost 1. ledna 2021.

Změny v regulaci komanditních společností

Jednou z nejdůležitějších změn, která ovlivní práci účetních, je změna způsobu zdanění komanditních společností. Pro samotné společníky to znamená dvojí zdanění – na úrovni společnosti i společníků.

V důsledku toho budou daňoví poplatníci platit více a účetní budou muset zpracovávat velké množství dokumentů, aby mohli provést přesný a správný výpočet pro každou právnickou osobu.

Opravy faktur – novela zákona o DPH

Zvláště sporná je otázka změn v případě opravných faktur. Novela zákona o DPH, tzv. balíček Slim VAT, odstranila daňovým poplatníkům zátěž, kterou představovala nutnost získat potvrzení o přijetí opravných účtů.

Kvůli tomuto typu faktur však byla zavedena nová povinnost shromažďovat další dokumenty. Jejím účelem je shromáždit důkazy, které potvrzují právo na snížení základu daně. Úplný seznam dokumentů, které splňují tato kritéria, zatím nebyl poskytnut. Může se jednat například o e-maily, doklady o platbě nebo zápisy o reklamacích. V důsledku toho budou mít účetní k dispozici mnoho dalších informací, které budou muset analyzovat a zahrnout do dokumentace zavedené společnosti.

Soubory JPK_ VAT – rozšíření množství informací v přiznání

Od 1. října 2020 vstoupily v platnost také změny v povinnostech týkajících se podávání přiznání k DPH. Stávající soubory (přiznání k DPH a soubor JPK_VAT) byly nahrazeny novým souborem JPK, doplněným o další informace.

Existují dvě verze souboru – pro daňové poplatníky, kteří platí měsíčně (JPK_V7M) a čtvrtletně (JPK_V7K). Skládá se z deklarace a registrační části, ve které se nacházejí zcela nové údaje, dosud nepoužívané údaje.

Nyní je nutné uvést kódy zboží a služeb, doklady o prodeji nebo jiné typy transakcí.

Například kódy GTU, tj. 13 skupin zboží a služeb, jsou nové. Jejich použití zatím není jasné. Nepřesný popis zboží v nákladním listu může vyvolat pochybnosti o tom, zda by zboží mělo být označeno kódem GTU, či nikoli. To nutí účetní oddělení zpřísnit tok informací ve společnosti, aby bylo možné přesně identifikovat druhy služeb a zboží zahrnuté do faktur.

Nové předpisy – změny v účetnictví

Stále dochází k mnoha změnám pravidel. Ve většině případů to znamená, že je nutné se neustále vzdělávat a průběžně sledovat a objasňovat změny, aby bylo možné si být vědom přidělených povinností a spolehlivě je plnit.

Zejména v případě oprav faktur a změn v souboru JPK mohou mít nová pravidla další dopad. Kromě zvýšené pracovní zátěže vyžadují další povinnosti v oblasti podávání zpráv a rozšíření prohlášení SAF-T vyjasnění spolupráce mezi společností a účetními, aby bylo možné přesně určit každou položku zahrnutou ve faktuře.

Analýza faktur a přiřazení příslušných kódů HGB se proto stává odpovědností nejen účetního oddělení, ale také obchodního oddělení a skladu, které by měly spolupracovat při přípravě prohlášení pro daňovou kontrolu.

Společnost Regulated United Europe především zajišťuje dodržování polských účetních předpisů ze strany svých klientů. Pečlivě zpracovává finanční výkazy a zajišťuje jejich přesnost a soulad s polskými účetními standardy GAAP nebo IFRS. Kromě toho se její odborné znalosti rozšiřují i na daňovou compliance, kdy provází podniky složitými daňovými strukturami a zajišťuje dodržování polských daňových zákonů.

Kromě dodržování předpisů poskytuje společnost Regulated United Europe strategické finanční poradenství, které přesahuje základní výpočty. Nabízíme poznatky o optimalizaci finančních operací, identifikaci možností úspor nákladů a poradenství v oblasti daňově efektivních strategií pro podporu růstu na polském trhu.

Orientace v polském podnikatelském prostředí vyžaduje přísné posouzení rizik a náležitou péči. Regulated United Europe provádí komplexní audity, zajišťuje pečlivé řízení rizik a dodržování regulačních požadavků a chrání zájmy svých klientů.

Ve složitém světě polského účetnictví a financí je partnerství s přední právnickou firmou specializující se na účetní služby moudrým rozhodnutím pro podniky, které se chtějí v Polsku etablovat. Díky svým odborným znalostem, preciznosti a neochvějnému závazku dodržovat předpisy jsou tyto subjekty neocenitelnými spojenci při orientaci ve složitém prostředí a využívání příležitostí v polské finanční sféře. Účetní společnosti Regulated United Europe vám rádi poskytnou další poradenství.