Servicios de contabilidad en Polonia

Cálculo de salarios en Polonia

Para evitar problemas con la legislación polaca, garantizar buenas relaciones entre el empleador y el subordinado, así como organizar la nómina correcta y el pago oportuno de los impuestos, cada empresa polaca requiere servicios de contabilidad.  Los contadores de nuestra empresa calculan y pagan los salarios, teniendo en cuenta todos los pagos obligatorios y tasas impositivas:

• Pago obligatorio del fondo de pensiones – 9.76%
• Seguro de salud para trabajadores – 7.7 por ciento
• Seguro de accidentes de trabajo – 1.5 por ciento
• Impuesto sobre la renta – 6,63 por ciento
• Seguro de salud complementario – 2.45 por ciento

Auditoría interna de empresas en Polonia

Uno de los servicios de apoyo contable más importantes y solicitados en Polonia es el servicio de auditoría interna de la empresa. Este servicio implica una auditoría financiera independiente por parte de un especialista de todos los informes contables y fiscales de la empresa polaca. El procedimiento debe seguirse en los siguientes casos:

• Confirmar la situación financiera actual de la empresa con el fin de celebrar contratos con socios extranjeros.
• Aumentar el nivel de productividad y, en consecuencia, aumentar el nivel de ingresos de la empresa.
• Para reducir los riesgos y la carga fiscal
• Eliminar errores en los informes tributarios que pudieran derivar en responsabilidad administrativa
• Para prepararse para el período del informe
• Evaluar la competencia e integridad de un contador público

Todas las operaciones realizadas en el marco de la auditoría interna de la empresa polaca resultan para los clientes de nuestra empresa a un alto nivel profesional.

¿Qué es contabilidad?

En pocas palabras, contabilidad significa un sistema contable, es decir, contabilizar las transacciones comerciales (numéricas y monetarias), documentadas en la empresa.

La contabilidad se puede hacer de dos maneras:

• Contabilidad completa (libros de negocios)
• Contabilidad simplificada (libros de llegada y gastos, una vez a la llegada y gastos, tarjeta fiscal)

La elección de una solución adecuada se adapta a las necesidades de la empresa y al tipo de negocio.

Teneduría de Libros

La contabilidad consiste en el registro de eventos comerciales, como el mantenimiento de libros de cuentas, la valoración de activos y pasivos, el almacenamiento de documentos contables, así como actividades tales como la compilación de balances.

Información de registros contables sobre:

• Impuestos
• Cantidades de retención de empleados
• Operaciones de compraventa en la empresa
• Marketing y publicidad

es decir, todos los eventos que realmente afectan el presupuesto de la empresa.

La contabilidad en la empresa la llevan a cabo personas con los conocimientos pertinentes, que trabajan como contables. Puede ser un miembro del personal o un contador externo. Sus deberes incluyen:

• Contabilidad
• Presentación de declaraciones fiscales y ZUS
• Verificación de documentos contables
• Balance y estados negociables
• Valoración de activos y pasivos
• Preparación de la documentación

Contabilidad en Polonia-conceptos básicos

La contabilidad, por otro lado, es un concepto mucho más amplio. Se define como un sistema para procesar información sobre todos los eventos económicos que ocurren en una empresa determinada.

Debido a la contabilidad, puede conocer la situación financiera de la empresa y aprender lo más posible sobre las consecuencias de hacer negocios desde varios puntos de vista, que incluyen:

• Financiero (importante para el propietario del negocio, posibles inversores o prestamistas)
• Impuestos (obtener información sobre las obligaciones fiscales de una persona, lo cual es importante para las autoridades fiscales)
• Perspectiva de gestión (muestra la eficiencia con la que se gestiona la empresa y cuáles son sus posibles vías de desarrollo, utilizadas por el personal directivo)

La contabilidad debe llevarse a cabo de conformidad con principios estrictamente definidos, incluidos los principios de continuidad, materialidad, proporcionalidad, prudencia, principio de devengo y prohibición de compensación.

Principales etapas de la contabilidad en Polonia

La contabilidad se divide en tres etapas principales:

• Contabilidad: es decir, registros de eventos comerciales, información sobre cambios en los activos de la empresa.
• Estados financieros – balance, estado de pérdidas y ganancias, flujo de caja, cambios en el capital, etc.
• Contabilidad de costos: análisis y previsión de costos comerciales

De esta manera, la contabilidad permite una visión mucho más amplia e información más precisa sobre los activos y el desarrollo potencial de la empresa.

Datos financieros de la empresa

La contabilidad (mantenida por un departamento separado en la empresa u oficina de contabilidad) realiza varias funciones. En primer lugar, está proporcionando al emprendedor información completa no solo sobre eventos económicos, sino también sobre otros temas que afectan la situación financiera de la empresa (en términos monetarios y digitales). Esto brinda una imagen más amplia del estado de los negocios y facilita las decisiones estratégicas para el futuro.

La contabilidad precisa le permite mantener la documentación en orden y le permite verificar constantemente la situación en la empresa, lo que aumenta la velocidad de acción en caso de eventos problemáticos que puedan amenazar la estabilidad de la empresa.

Después de todo, la contabilidad correcta y confiable en la empresa también es evidencia confiable para su uso en procedimientos fiscales.

Cómo archivar documentos en una empresa polaca

La cantidad de documentos que aparecen en la empresa todos los días puede ser enorme. Por lo tanto, tenga cuidado de cómo introducir en su negocio reglas claras de archivo para asegurarse de que la documentación esté en orden.

Esto facilita la búsqueda de las cartas necesarias, así como el cumplimiento de las obligaciones impuestas al empresario en relación con la necesidad de archivar documentos contables.

Los principales problemas para los empresarios relacionados con el archivo de documentos:

1. ¿Qué documentos deben archivarse?
2. ¿Cuáles son los períodos de retención requeridos para los documentos corporativos?
3. ¿Dónde debería ubicarse el archivo?
4. ¿Qué forma puede adoptar un archivo de empresa?

Archivo de documentos: una obligación según la ley

Las obligaciones contables en las actividades comerciales no son solo cálculos regulares y envío de informes a las oficinas correspondientes.

La Ley de contabilidad también contiene una serie de obligaciones adicionales para los empresarios, incluida la obligación de recopilar y conservar los documentos de la empresa. Debe llevarse a cabo en el lugar correcto, utilizando las herramientas adecuadas y basándose en reglas bien definidas. De lo contrario, puede enfrentar serias sanciones financieras.

Ley de contabilidad-documentos de la empresa a conservar

La Ley de contabilidad especifica qué documentos deben conservarse en los archivos de la empresa. Estos incluyen, en primer lugar, todos los archivos relacionados con asuntos contables y de personal, y sobre todo:

• Libros contables (incluidos diarios, libros principales y libros auxiliares, inventario, balances e informes de facturación)
• Estados financieros y decisiones para aprobar estos informes
• Archivos JPK unificados
• Documentos primarios externos e internos (incluidas facturas de compra y venta, extractos bancarios, nómina o registros de efectivo)
• Declaraciones de impuestos y recibos oficiales

Todos los documentos deben recopilarse y archivarse de acuerdo con los principios básicos de mantener un orden completo y un fácil reconocimiento de los archivos relevantes.

Deben agruparse en una homogeneidad temática y orden cronológico dentro de una categoría particular. Cada documento archivado debe estar etiquetado permanentemente con especificar el nombre del tipo de archivo (por ejemplo, el libro mayor), el año financiero y el número de serie en un conjunto determinado.

Archivo de documentos contables-términos obligatorios

El proceso de almacenamiento de documentos de la empresa se divide en dos etapas:

• Vigente, durante el ejercicio, hasta el cierre de los libros de contabilidad y la aprobación de los estados financieros.
• Permanente: Archivo de documentos después del final del ejercicio.

La Ley de contabilidad mencionada anteriormente establece períodos mínimos de conservación de los documentos de la empresa en los archivos. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que este plazo puede ampliarse mediante otros actos jurídicos.

Desde el 01.01.2019 en Polonia, han cambiado las condiciones de almacenamiento de los siguientes documentos de la empresa:

• Estados Financieros
• Libros de contabilidad
• Archivos JPK unificados
• Documentos fiscales
• Documentos primarios
• Tarjetas salariales de los empleados

se conservarán durante un mínimo de cinco años, contados a partir del comienzo del año siguiente al final del ejercicio presupuestario.

Las reglas un poco más complejas se aplican a la custodia de los registros del personal. En el caso de empleados contratados después del 01.01.2019, los documentos deben mantenerse archivados durante al menos 10 años a partir del final del año calendario en el que finalizó la relación laboral. Para las personas que hayan estado empleadas después del 31 de diciembre de 1998, pero antes del 1 de enero de 2019, este período también puede ser de 10 años si el contribuyente ha presentado un Informe Informativo (IEA) y una Declaración (LSA) a la CPA. Los expedientes del personal contratado antes de 1998 deben conservarse en los archivos durante 50 años a partir de la fecha de separación.

Espacio de archivo: ¿dónde almacenar documentos contables –

El archivo de los documentos de la empresa debe estar en las instalaciones de la empresa, según lo especificado en la Ley de contabilidad. Sin embargo, hay excepciones a esta regla.

El empresario podrá delegar el mantenimiento del archivo en una unidad externa especializada. Esta puede ser la contabilidad, la empresa de contabilidad o el archivo. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que esta opción está permitida solo si el empresario ha notificado al jefe correspondiente de la inspección fiscal dentro de los 15 días posteriores a la transferencia.

Archivo de documentación de la empresa – formas aceptables de almacenamiento

El archivo de documentos de la empresa se puede realizar en uno de dos sistemas o en una forma que combine ambas soluciones. Se permite almacenar la documentación en la siguiente variante:

• Tradicional
• Electrónico

Archivo correcto de los documentos de la empresa

La introducción de reglas apropiadas para la recopilación y archivo de documentos en la empresa es necesaria para cumplir con las obligaciones impuestas a los empresarios por la Ley de contabilidad y para protegerse contra las consecuencias en caso de inspección fiscal.

Por otro lado, los archivos estructurados facilitan el acceso a la información necesaria a las personas autorizadas, así como mejoran la seguridad de los datos almacenados. Por lo tanto, debe cuidar el orden en los documentos en beneficio de su empresa en sentido amplio.

Cambios en la gestión contable de la empresa polaca

Numerosos cambios en la contabilidad de las empresas polacas están relacionados con la introducción de muchas regulaciones nuevas, vigentes a partir del 1 de enero de 2021.

Cambios en la regulación de sociedades limitadas

Uno de los cambios más importantes que afectará el trabajo de los contadores es el cambio en el método de tributación de las sociedades limitadas. Para los propios socios, esto significa doble imposición, a nivel de la empresa y los socios.

En consecuencia, los contribuyentes pagarán más y los contadores tendrán que lidiar con una gran cantidad de documentos para un cálculo preciso y correcto de cada entidad legal.

Corrección de facturas-modificación de la Ley del IVA

La cuestión de los cambios en el caso de las facturas correctivas es particularmente cuestionable. Una enmienda a la Ley del IVA, el llamado paquete Delgado del IVA, eliminó la carga para los contribuyentes, que era la necesidad de obtener confirmación de la recepción de las cuentas correctivas.

Sin embargo, debido a este tipo de factura, se introdujo una nueva obligación de recopilar otros documentos. Su propósito es recopilar evidencia que confirme el derecho a reducir la base imponible. Aún no se ha proporcionado el catálogo completo de documentos que cumplen con estos criterios. Estos pueden ser, por ejemplo, correos electrónicos, comprobantes de pago o actas de quejas. Como resultado, los contadores tendrán mucha información adicional para analizar e incluir en la documentación de una empresa establecida.

JPK_ Archivos IVA-extensión de la cantidad de información en la declaración

A partir del 1 de octubre de 2020, también entraron en vigor cambios en las obligaciones de declaración del IVA. Los archivos existentes (declaración de IVA y archivo JPK_VAT) han sido reemplazados por un nuevo archivo JPK, complementado con información adicional.

Hay dos versiones del archivo: para contribuyentes que pagan mensualmente (JPK_V7M) y trimestralmente (JPK_V7K). Consiste en una declaración y una parte de registro en la que se encontraron datos completamente nuevos, datos previamente no utilizados.

Ahora es necesario indicar los códigos de bienes y servicios, evidencia de venta u otro tipo de transacciones.

Por ejemplo, los códigos GTU, es decir, 13 grupos de bienes y servicios, son nuevos. Su aplicación aún no está clara. La descripción inexacta de las mercancías en la carta de porte puede generar dudas sobre si las mercancías deben etiquetarse con el código GTU o no. Esto obliga a la contabilidad a estrechar el flujo de información con la empresa para identificar con precisión los tipos de servicios y bienes incluidos en las facturas.

Nuevas regulaciones-cambios en contabilidad

Todavía hay muchos cambios en las reglas. En la mayoría de los casos, significa que existe la necesidad de un aprendizaje continuo y un monitoreo y aclaración continuos de los cambios para ser conscientes y capaces de llevar a cabo de manera confiable las responsabilidades asignadas.

Especialmente en el caso de corrección de facturas y cambios en el archivo JPK, las nuevas reglas pueden tener un efecto adicional. Además del aumento de la carga de trabajo, las obligaciones de información adicionales y la extensión de la declaración SAF-T requieren una aclaración de la cooperación entre la empresa y la profesión contable para determinar con precisión cada elemento incluido en la factura.

Por lo tanto, el análisis de las facturas y su asignación de los códigos HGB apropiados se convierte en responsabilidad no solo de la contabilidad, sino también del departamento de ventas y el almacén, que deben cooperar en el proceso de preparación de las declaraciones para la inspección fiscal.

En primer lugar, Regulated United Europe garantiza el cumplimiento de sus clientes con las regulaciones contables polacas. Manejan meticulosamente los estados financieros, asegurando precisión y cumplimiento con las normas GAAP o IFRS polacas. Además, su experiencia se extiende al cumplimiento fiscal, guiando a las empresas a través de estructuras fiscales complejas mientras garantizan el cumplimiento de las leyes fiscales polacas.

Más allá del cumplimiento, Regulated United Europe proporciona asesoramiento financiero estratégico que trasciende el simple cálculo de números. Ofrecemos ideas para optimizar las operaciones financieras, identificar vías para ahorrar costos y asesorar sobre estrategias fiscales eficientes para impulsar el crecimiento en el mercado polaco.

Navegar por el panorama empresarial polaco requiere una evaluación rigurosa de riesgos y diligencia debida. Regulated United Europe realiza auditorías exhaustivas, garantizando una gestión de riesgos meticulosa y el cumplimiento de los requisitos regulatorios, salvaguardando los intereses de sus clientes.

En el intrincado ámbito de la contabilidad y las finanzas polacas, asociarse con una firma legal líder especializada en servicios contables es una decisión astuta para las empresas que buscan establecer una presencia sólida en Polonia. Armados con experiencia, precisión y un compromiso inquebrantable con el cumplimiento, estas entidades sirven como aliados invaluables para navegar por las complejidades y aprovechar las oportunidades dentro del ámbito financiero polaco. Los contadores de Regulated United Europe estarán encantados de asesorarlo aún más.

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